Provan streeft continu naar verdere optimalisaties en vereenvoudiging door zoveel mogelijk te automatiseren en digitaliseren. Dit heeft ertoe bijgedragen dat zij al drie keer de titel van ‘factory of the future’ mochten ontvangen. Anne de Bresser, MCB's e-commerce specialist en Harry Daenen, vertegenwoordiger van MCB in België interviewden Eline Julin, Supply Chain Manager bij Provan en Luc Vanhees, COO en mede-eigenaar van Provan, hieromtrent.
Hoe belangrijk is digitalisering voor Provan?
Eline: 'Ik werk nu sinds 1,5 jaar bij Provan en kan beamen dat Provan continue denkt aan verbeteren. Digitalisering is daar een belangrijk onderdeel van en ook ik ben ondertussen overtuigd dat dit een heel belangrijk aspect is voor de toekomst. Blijven innoveren en automatiseren is de sleutel tot succes.’
Hoe begin je als bedrijf met digitaliseren?
Luc: Sinds 2012 zijn we gestart met QRM, dit als pionier binnen de maakindustrie in België. QRM staat voor Quick Respons Manufacturing. Dit is onze grootste aanzet geweest om nog verder te gaan automatiseren en vooral te vereenvoudigen. Als zo’n transformatie als het QRM-project aanslaat dan is dit een goede basis om te blijven evolueren en stappen te zetten richting meer digitalisering. Hiermee is een cultuur ontstaan van het continuous improvement (CIP) en dat zit tot op de dag van vandaag nog steeds in ons DNA.’
Harry: ‘Dat kan ik beamen. De eerste keer dat over QRM hoorde, was door medewerkers van Provan.’
Luc: ‘Een ERP-systeem op maat van QRM was er destijds nog niet. Alles werd nog in grote aantallen geproduceerd om instelkosten zo laag mogelijk te houden. Maar met het toepassen van QRM zijn we gestart met het tijds denken waardoor we de doorlooptijden niet alleen drastisch hebben kunnen verminderen maar ook met beperkte of zelfs geen tussenvoorraden. Dit had een positieve invloed op zowel onze kwaliteit als op onze delivery performance. Later hebben we dit verder gedigitaliseerd in Propos, een systeem om QRM digitaal verder uit te rollen in onze organisatie.’
Harry: ‘Ik ben blij dat ik die groei bij Provan ook heb kunnen volgen. QRM was voor ons ook helemaal nieuw. Heb veel geleerd van alle goede dingen en ook van de pijnpunten die jullie hebben doorgemaakt tijdens jullie digitaliseringsproces.’
Luc: ‘Om de titel voor Factory of the Future te behalen, word je uitgedaagd in 7 domeinen door een externe jury. Dit maakt dat we in bepaalde facetten en kritische factoren steeds een innovatieve rol willen blijven spelen. Mooi is dat je dan die erkenning krijgt dat weer mee zorgt voor een positieve sfeer binnen onze organisatie.’
‘Wij zijn enorm getriggerd door het innovatieve. Dat maakt ons als bedrijf net een beetje specialer.’
Is EDI dan het verlengstuk van QRM?
Eline: ‘Het ultieme doel is het creëren van systemen waardoor onze medewerkers zoveel mogelijk ondersteund worden, en EDI is een mooi voorbeeld van zo’n verlengstuk.’
Luc: ‘Als je wilt groeien heb je twee keuzes: ofwel groei je in aantal medewerkers ofwel in systemen. Wij willen graag groeien in systemen en dit doen met de huidige medewerkers die ook continu uitkijken naar nieuwe mogelijkheden om te verbeteren. Hier is EDI een perfecte vervolgstap op de weg die wij zijn ingeslagen.’
Waarom kozen jullie voor een SCSN-aansluiting en kun je wat meer vertellen over ECI als SCSN-serviceprovider?
Luc: ‘Wij zijn al sinds 2003 partner met ECI, oorspronkelijk Plan de Campagne. Hier worden we tot op de dag van vandaag nog steeds goed ondersteund. Ik verwacht natuurlijk ook van onze partners dat zij steeds op zoek zijn naar innovatieve ideeën of ontwikkelen om ons te wapenen voor de uitdagingen van de toekomst. Dus ook de SCSN-aansluiting via ECI gatewise is daar een perfect voorbeeld van.’
Eline: ‘Met een SCSN-aansluiting heb je de mogelijkheid om met je bestaande leveranciers en klanten te koppelen. Het is belangrijk voor ons dat we onze digitaliseringsstrategie kunnen uitrollen buiten onze eigen muren en samen met onze partners.’
Vanwaar de keuze om als eerste met MCB een SCSN-koppeling te maken?
Luc: ‘Zoals reeds eerder aangehaald geloven heel sterk in partnerships zowel met klanten als leveranciers. De partnership met MCB is hier een voorbeeld van. Gezien het grote aantal te verwerken inkoopregels en de arbeidsintensieve administratieve afhandeling was de keuze voor hen dan ook vanzelfsprekend.’
Hoe verliep het maken van een SCSN-aansluiting met MCB?
Luc: ‘Wij hadden al vrij vroeg een ander soort koppeling met MCB, dit was nog op maat geschreven door BEMET maar de oude versie was eerder beperkt doormogelijkheden en volledige ontzorging. Logisch dus dat wanneer dit kon worden door ontwikkeld naar een SCSN-koppeling dat we hier de vragende partij waren. Mooi was dat we dan ook op dit vlak pionier werden met MCB in België.’
‘Als je pionier bent is er zeker wat “water bij de wijn” moeten vloeien maar het mooie is dat beide partijen aan tafel ertoe bereid waren om dit te doen slagen.’
‘We zijn in 2018 met ons huidige ERP-systeem opnieuw gestart en hebben daarbij dan ook de artikelcodes van MCB in ons systeem ingeladen.’
‘Dat we dit deden vlak voor de bewuste Corona pandemie, was een gelukkig toeval omdat we toen ook volop gebruik hebben kunnen maken van onze EDI-koppeling en via EDI heeft MCB ons ondanks de schaarste op dat moment steeds van materiaal kunnen voorzien.. MCB heeft hun waarde echt wel bewezen tijdens die heftige periode.’
Harry: ‘Het probleem van materiaal schaarste ten gevolge van corona hebben we voor Provan inderdaad op deze manier kunnen voorkomen. Dat was ook onze opdracht bij Provan in het kader van de samenwerking.’
Eline: ‘De opvolging vanuit MCB was hierin dan ook toonaangevend. De twee medewerkers waar ik nauw contact mee had, Axel en Frederik, hebben ons tijdens deze periode enorm goed ondersteund.’
ROI: Hoeveel tijd hebben jullie bespaard sinds de SCSN-koppeling?
Eline: ‘Al onze inspanningen hebben al geleid tot een tijdsbesparing van 50%. En ik schat dat we tegen midden 2023 naar een target kunnen groeien van 80%! Hier spreken we over het ganse inkoopproces, van orderbestelling tot aan facturatie. Dit zijn resultaten die spreken en die we dan ook verder met andere partners zullen uitbouwen.’
Hoe gaan jullie de extra, vrijgekomen tijd gebruiken?
Eline: ‘Blijven zoeken naar nieuwe opportuniteiten die verdere digitalisatie en automatisatie mogelijk maken. Met deze nieuwe ontwikkelingen hopen wij als bedrijf dat we pionier blijven, waarbij tijdswinst en vereenvoudiging de essentiële factoren blijven.’
Wat wil je tegen bedrijven zeggen die twijfelen over digitalisering?
Luc: ‘Niet doen! Grapje natuurlijk. We willen dat steeds meer bedrijven zich aansluiten bij het SCSN zodat wij niet alleen met andere leveranciers, maar ook zelfs met onze klanten kunnen koppelen. En zij met ons natuurlijk. We geloven dan ook echt in systemen en in vereenvoudiging. Al vanaf het eerste sollicitatieproces krijgen potentiële medewerkers de vraag: ‘Wat zijn verbeterideeën die je in het verleden hebt uitgevoerd en waar ben je trots op?’ Hiermee proberen we net die mensen aan te trekken die ook hoog inzetten op innovatie. Dit is nodig om verdere groei mogelijk te maken en om tegelijkertijd onze structuur zo klein en eenvoudig mogelijk te houden.
Eline: ‘Je moet hier als manager binnen het bedrijf wel de nodige tijd en ruimte voor krijgen. Binnen Provan kan ik beamen dat je inderdaad die ruimte krijgt. Dit maakt het voor mij ook interessant om op die manier mee te werken aan toekomstige uitdagingen.’
Luc: ‘Kijk vooral naar de uitdagingen binnen het bedrijf en start daar met de nodige automatisering of digitalisatie. Vanuit niets iets opstarten is het moeilijkste wat er is. Wanneer je echter start vanuit een gezamenlijk probleem heb je alvast een goede basis en een uitgangspunt. Op die manier krijgen we iedereen in dezelfde focus om te zoeken naar een oplossing voor dat probleem.’
Contact
Ook enthousiast geworden over het digitaliseren van uw bedrijf? Neem gerust contact op met een van onze Digital Product Specialists Anne de Bresser of Maureen Schonbrodt.