MCB BIS: "Wir sind kein Lieferant, wir mischen mit"

„Wir wollen kein interner IT-Lieferant für das MCB-Geschäft, sondern Teil dieses Geschäfts sein. Dazu gehört der Wissensaustausch mit unseren MCB-Kollegen, Beteiligung am Marktgeschehen und eine optimale Kundenbetreuung durch den intelligenten Einsatz von Technologien. Ich spreche nicht von einer IT-Strategie von MCB BIS, sondern von der gemeinsamen Umsetzung der MCB-Strategie mittels intelligenter IT. Genau das ist unser Fokus.“

Michael Klaasen, seit achtzehn Monaten IT-Leiter von MCB BIS, schreibt BIS vor allem eine inhaltliche Rolle zu. „Natürlich liegt unsere wichtigste Aufgabe darin, die IT-Einrichtungen in gutem Zustand zu halten und den diesbezüglichen Service anzubieten. Dafür stehen wir. Aber mit unserem Know-how und unserem Prozesswissen können wir mehr tun: Mitdenken und mitmischen im Geschäft. Das streben wir auch an. Deshalb haben wir in der vergangenen Zeit gemeinsame Workshops mit Teams aus allen Bereichen organisiert. Wir haben die Teams nach ihrer Praxis gefragt und was dabei wichtig ist. Darüber hinaus haben wir unsere Ideen und die Möglichkeiten dargelegt und wir haben untersucht, wie wir die Teams bei digitalen Anwendungen intelligent unterstützen können. Jeder hat diesen Austausch als sehr positiv erlebt und es entstanden eine Reihe von Wünschen und Ideen, die bei den Diskussionen über die neue Strategie berücksichtigt wurden.“ 

Wie kann MCB von der weiteren Digitalisierung profitieren? „Erstens denke ich, dass wir bei MCB die verfügbaren Werkzeuge noch besser nutzen können, zum Beispiel das C4C-System der Vertriebsabteilung und Online-Dienste wie der Webshop. Daraus kann ein noch größerer Nutzen gezogen werden. 

Darüber hinaus sind für MCB unendlich viele neue digitale Anwendungen denkbar. Man kann beispielsweise intelligente Tools einsetzen, um die Einkaufs- und Verkaufsmuster der letzten Jahre zu analysieren. Ein System sieht viel mehr, als man als Mensch überblicken kann. Wenn man für diese Berechnungen eine Maschine einsetzt, kann man die Ergebnisse nutzen und auf deren Grundlage handeln. So kann man beispielsweise die Lagerbestände weiter optimieren, die Bestände besser auf die Standorte verteilen, gezielter einkaufen usw.“ 

Auch im Bereich des Service kann mit Hilfe von Technologie noch viel unternommen werden, sagt Michael. „Wir haben jetzt eine gewisse Sendungsverfolgung für Kunden, sodass sie im Webshop sehen können, wann ihre Bestellungen geliefert werden. Man könnte das über eine App weiterentwickeln, die den Lieferverlauf auf dem Handy von Minute zu Minute anzeigt. Man könnte auch die diesbezügliche administrative Abwicklung und die Empfangsbestätigung digitalisieren. Dies wäre dann über das Telefon oder einen Scanner der Fahrer möglich. Der Kunde hat dann sofort alle seine Transportdokumente im System und unsere Fahrer müssen nicht mehr morgens auf ihre Unterlagen warten. 

Ein ganz anderes Beispiel ist die Interaktivität des MCB Buches. Die Mitarbeiter können dann mittels „Frage-und-Antwort“ digital durch das Buch blättern. Das ist noch benutzerfreundlicher als bisher. 

Technologisch gibt es eigentlich keine Grenzen. Es geht darum, worauf wir uns konzentrieren wollen und was gut für das Unternehmen ist. Bei der Formulierung der endgültigen Strategie werden die definitiven Entscheidungen klar, woraufhin wir mit MCB BIS dann gemeinsam mit allen anderen Kollegen die MCB-Strategie umsetzen.“ 

Sicherzustellen, dass die IT-Einrichtungen ordnungsgemäß funktionieren, liegt in der Verantwortung von MCB BIS. Im Jahr 2018 wurden verschiedene Verbesserungen vorgenommen.

Mit SAP arbeiten wir nun in der Cloud und mit einer Datenbank der neuen Generation. Dies führt zu mehr Sicherheit und Verfügbarkeit des Systems und zu mehr Leistung. Vor allem aber sind wir bereit für die anstehenden Digitalisierungsmöglichkeiten.  

Mit Office 365 haben wir auf ein modernes Mailprogramm umgestellt, das besser mit anderen Systemen kompatibel ist. Der Informationsaustausch, z.B. mit dem C4C-System der Vertriebsabteilung, ist jetzt viel einfacher. Im Jahr 2019 werden wir auch die Programmkomponente „Teams“ nutzen, die die gegenseitige Zusammenarbeit erleichtert. Beispielsweise können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dies ist nützlich und verhindert die Erstellung mehrerer Versionen und damit die Nutzung veralteter Informationen.

Der Service wurde verbessert. Die Öffnungszeiten des Service Desk von MCB BIS wurden auf 06:00 - 22:00 Uhr verlängert. Es wurde ein Self-Service-Portal eingerichtet, mit dem alle Mitarbeiter ihre eigenen Anfragen erstellen und verfolgen können. Durch den Einsatz von TOPdesk haben sowohl MCB BIS als auch der Einreicher immer einen Echtzeit-Einblick in den Fortschritt der Anfragen. Dies gewährleistet eine bessere Nachverfolgung. 

Michael: „Technologisch gibt es eigentlich keine Grenzen. Es geht darum, worauf wir uns konzentrieren wollen und was gut für das Unternehmen ist.“