IT bij MCB: "We zijn geen leverancier, we doen mee"

“We willen geen interne IT-leverancier zijn voor de business van MCB, we willen onderdeel zijn van die business. Kennis uitwisselen met de MCB-collega’s, mee oplopen bij wat er gebeurt in de markt en samen de klanten goed bedienen waarbij we technologie slim inzetten. Ik praat niet over een IT-strategie van MCB BIS, maar over het samen realiseren van de MCB-strategie met inzet van slimme IT. Dáár ligt onze focus.”

Michael Klaasen, sinds anderhalf jaar directeur IT van MCB BIS, ziet vooral een inhoudelijke rol weg-gelegd voor BIS. “Natuurlijk is het onze eerste verantwoordelijkheid dat de IT-faciliteiten en de service daaromheen op orde zijn. Daar staan we ook voor. Maar met onze know how en proceskennis kunnen we meer: meedenken met de business. Dat ambiëren we ook. Daarom hebben we in de voorbije periode gezamenlijke workshops georganiseerd met teams uit alle werkvelden. We hebben de teams gevraagd naar hun praktijk en wat daarin belangrijk is. Ook hebben wij onze ideeën verteld en wat er aan mogelijkheden zijn. En we hebben gekeken hoe we de teams met digitale toepassingen slim kunnen ondersteunen. Iedereen heeft die uitwisseling als heel positief ervaren. En er is een mooie waaier aan wensen en ideeën uit gekomen die is meegenomen in de besprekingen rond de nieuwe strategie.” 

Hoe kan MCB haar voordeel doen met verdere digitalisering? “Op de eerste plaats denk ik dat we bij MCB de hulpmiddelen die beschikbaar zijn, nog beter kunnen benutten. Het C4C-systeem van Sales bijvoorbeeld en online diensten zoals de webshop. Daar is nog meer rendement uit te halen. 

Daarnaast zijn er eindeloos veel nieuwe digitale toepassingen denkbaar voor MCB. Je kunt bijvoorbeeld intelligente tools inzetten om de inkoop- en verkooppatronen van de laatste jaren te analyseren. Een systeem ziet veel meer dan je als mens kunt overzien. Laat een machine enkele dagen rekenen op die patronen en gebruik de uitkomsten als een slim advies voor je acties. Zo kun je bijvoorbeeld voorraadniveaus verder optimaliseren, je voorraden beter over de locaties verspreiden, nog gerichter inkopen, et cetera.” 

Ook in de service aan klanten zijn er met ondersteuning van technologie nog allerlei stappen te zetten, zegt Michael. “We hebben nu een bepaalde mate van Track & Trace voor klanten, zodat ze in de webshop kunnen zien wanneer hun bestellingen worden geleverd. Je zou dat via een app kunnen doorontwikkelen waardoor dit op hun mobiel tot op de minuut nauwkeurig wordt weergegeven. Je kunt ook de administratie eromheen en het aftekenen voor ontvangst digitaliseren. Dat kan via de telefoon of een scanner van de chauffeurs. Klanten hebben dan meteen al hun transportdocumenten in hun systeem en onze chauffeurs hoeven ’s morgens niet meer op hun papieren te wachten. 

Weer een heel ander voorbeeld is het interactief maken van het MCB Boek. Mensen kunnen er dan via ‘vraag-antwoord’ digitaal doorheen lopen. Dat is nog veel gebruiksvriendelijker dan nu. 

Qua technologie zijn er eigenlijk geen beperkingen. Het gaat erom waar we op willen inzetten en wat goed is voor het bedrijf. In de formulering van de uiteindelijke strategie zullen de keuzes duidelijk worden. En met MCB BIS gaan we dan samen met alle andere collega’s de MCB-strategie verwezenlijken.” 

Het op orde hebben van de IT-faciliteiten is een verantwoordelijkheid van MCB BIS. In 2018 zijn diverse verbeteringen doorgevoerd.

Met SAP werken we nu in de cloud en met een nieuwe generatie database. Dat geeft een betere veiligheid en beschikbaarheid van het systeem en een betere performance. Maar bovenal zijn we hiermee klaar voor de komende digitaliseringsmogelijkheden.  

Met Office 365 zijn we overgestapt op een modern mailprogramma dat beter aansluit bij andere systemen. Informatie-uitwisseling met bijvoorbeeld het C4C-systeem van Sales is nu veel makkelijker. In 2019 gaan we ook het programmaonderdeel Teams gebruiken, waarmee onderlinge samenwerking makkelijker wordt. Meerdere mensen kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Dit is handig én voorkomt het ontstaan van meerdere versies en dus ook het gebruik van verouderde informatie.

De service is verbeterd. De werktijden van de service desk van MCB BIS zijn verruimd naar 06.00 - 22.00 uur. Er is een self service portal ingericht waarmee alle medewerkers zelf verzoeken kunnen aanmaken en volgen. Door gebruik van TOPdesk heeft zowel MCB BIS als de indiener altijd real time inzicht in de voortgang van acties. Hierdoor is de opvolging beter geborgd. 

Michael: “Qua technologie zijn er eigenlijk geen beperkingen. Het gaat erom waar we op willen inzetten en wat goed is voor het bedrijf.”